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PrintReady Dokumentation

Vom neuen Workspace bis zum Export

In diesem Szenario spielen Sie einen ganzen Auftrag einer Druckerei von Anfang bis Ende durch: Die Muster Druck AG schickt eine unordentliche Kundenliste für ihr Herbst-Mailing. Die Druckerei legt dafür einen eigenen Workspace an, beschreibt mit einem Ausgabeschema, wie die fertige Liste aussehen soll, lässt PrintReady die Liste mit KI bereinigen, gibt das Ergebnis dem Kunden zur Freigabe und exportiert die freigegebene Liste – als Excel für den Kunden und als XML für das Drucksystem.

Jede Etappe ist in einem eigenen Kapitel dieser Dokumentation ausführlich beschrieben; die Links führen jeweils dorthin.

Der Ablauf

Abschnitt betitelt „Der Ablauf“

  1. Workspace für den Kunden anlegen. Auf der Übersicht der Organisation startet Workspace erstellen einen Assistenten in drei Schritten: Name & Beschreibung (z. B. «Herbstmailing Muster Druck AG»), Regeln auswählen – hier die Schweizer Adress-Regeln – und Vorlagen auswählen, etwa Adress-Bereinigung CH. Mit Workspace erstellen steht der Workspace bereit; alles, was für diesen Kunden entsteht, liegt künftig darin. → Workspace erstellen

  2. Ausgabeschema definieren. Unter Ausgabeschemata legt Neues Ausgabeschema erstellen die Struktur der fertigen Liste fest. Unter Spalten entstehen mit Spalte hinzufügen die Spalten (Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, PLZ, Ort, E-Mail). Bei Spalteninhalt definieren beschreibt die Beschreibung des Inhalts, was in eine Spalte gehört (für die Anrede etwa «Herr, Frau oder leer – nie im Namen»), und Regeln für diese Spalte hängen gezielt Regeln an, zum Beispiel an die PLZ. Generelle Instruktionen gelten für die ganze Liste. → Ausgabeschemata

  3. Auftrag hochladen und bereinigen. Auf Aufträge wird die Excel-Datei des Kunden hochgeladen. Über Ausführungen anzeigen und Neue Ausführung erstellen entsteht eine KI-Ausführung; beim Konfigurieren übernimmt Mit Ausgabeschema ganz oben das neue Schema als neue Spalten; auf die Rückfrage setzt Ja, nur Ausgabeschema die Spalten der Excel-Datei auf Nur als Kontext. Die KI füllt die Spalten des Schemas dann aus den Excel-Daten, und die Ergebnis-Spalten zeigen genau die Struktur des Schemas. Nach Phase speichern prüft Ausführung testen das Ergebnis an wenigen Zeilen, bevor Ausführung starten die ganze Liste verarbeitet. Unter Ergebnis anzeigen sind alle Änderungen orange markiert, mit Original- und neuem Wert. → Auftrag hochladen, Spalten festlegen, Ausführung starten, Änderungen prüfen

  4. Freigabe für den Kunden vorbereiten. Auftrag freigeben und Freigabe erstellen verknüpfen das Ergebnis mit dem Kunden und seinen Kontakten. Bei Freigabe senden? verschickt Ja, jetzt senden sofort eine E-Mail mit dem Link; mit Nein bleibt die Freigabe gespeichert, und Link kopieren auf der Seite Freigaben liefert den Link zum Weitergeben. → Freigabe vorbereiten

  5. Der Kunde entscheidet. Über den Link sieht der Kunde ohne Anmeldung die Änderungen samt KI Begründung, wählt bei der Ausführung Annehmen oder Ablehnen, schreibt bei Bedarf einen Kommentar und bestätigt mit Speichern. In PrintReady zeigt die Seite Freigaben danach den Status Freigegeben – das Video zeigt beide Seiten nebeneinander. → Freigabe aus Kundensicht

  6. Export in zwei Formaten. Bei der abgeschlossenen Ausführung bietet Herunterladen die Formate XLSX (Excel), CSV und XML. Im Szenario geht die Liste als Excel an den Kunden und als XML an das Satz- bzw. Drucksystem. → Ergebnis exportieren

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