Regeln

Eine Regel ist eine wiederverwendbare Anweisung an die KI: Sie beschreibt in eigenen Worten, wie bestimmte Daten behandelt werden sollen – etwa «Telefonnummern im Format +41 XX XXX XX XX schreiben» oder «akademische Titel vom Namen trennen». Einmal geschrieben, steht eine Regel in jeder Ausführung des Workspace zur Verfügung. Wirksam wird sie erst, wenn sie an einer Spalte hinterlegt ist.

Die Regeln eines Workspace finden Sie im Menü unter Regeln. Die Seite heisst Regeln für und dann den Namen des Workspace, zum Beispiel Regeln für Demo Workspace.

Die Regelliste

Spalte	Bedeutung
Name	Kurzer, eindeutiger Name der Regel.
Beschreibung	Wozu die Regel dient – für Menschen geschrieben, nicht für die KI.
Herkunft	Woher die Regel stammt: aus diesem Workspace oder aus einer Vorlage.
Aktionen	Löschen (bzw. Info bei Regeln aus einer Vorlage), Bearbeiten, Duplizieren.

Über das Suchfeld Suche Regeln… filtern Sie die Liste nach Name und Beschreibung.

Eine Regel erstellen

Mit Neue Regel erstellen öffnet sich rechts das Formular Neue Regel erstellen.
Unter Name tragen Sie einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel «Hausnummer prüfen». Der Name muss mindestens 3 Zeichen lang und in der Organisation eindeutig sein; ist er schon vergeben, erscheint Dieser Name ist bereits vergeben.
Unter Beschreibung halten Sie in einem Satz fest, was die Regel macht – diese Beschreibung sehen Sie später in allen Auswahllisten.
Unter KI Anweisung steht der eigentliche Auftrag an die KI, etwa: «Prüfe, ob die Strasse eine Hausnummer enthält; fehlt sie, markiere die Zelle zur Validierung.»
Mit Erstellen wird die Regel gespeichert und gleich dem aktuellen Workspace hinzugefügt.

Alle drei Felder sind Pflichtfelder. Solange eines leer ist, bleibt Erstellen deaktiviert.

Spalten-Platzhalter in der Anweisung

Der Editor der KI Anweisung hat zwei Schaltflächen, Auswahl Ausgabespalte und Auswahl Zielspalte. Damit fügen Sie anstelle eines festen Spaltennamens einen Platzhalter ein. Welche Spalte konkret gemeint ist, legen Sie erst fest, wenn Sie die Regel in einer Ausführung an eine Spalte hängen. So bleibt eine Regel wie «Übernimm die Postleitzahl aus [Ausgabespalte]» für Listen mit unterschiedlichen Spaltennamen brauchbar.

Gute Anweisungen schreiben

Die KI befolgt, was in der Anweisung steht – nicht mehr und nicht weniger. Bewährt haben sich folgende Punkte:

Eine Aufgabe pro Regel. «Telefonnummern formatieren» und «PLZ und Ort prüfen» sind zwei Regeln, keine. So lassen sie sich einzeln an die passenden Spalten hängen.
Das Zielformat ausschreiben. Statt «schön formatieren» besser: «Formatiere Telefonnummern als +41 XX XXX XX XX. Entferne Klammern, Punkte und Schrägstriche sowie die führende 0 nach der Landesvorwahl.»
Beispiele nennen. «Löse ‹Muster, Hans› und ‹Muster Hans› auf» zeigt der KI, welche Fälle gemeint sind.
Sagen, was bei Unklarheit geschehen soll. Etwa: «Ist die Anrede nicht eindeutig, lasse sie leer und markiere die Zelle zur Validierung.» Sonst rät die KI.
Nichts erfinden lassen. Bei Adressdaten lohnt sich der Zusatz, dass fehlende Werte leer bleiben.

Regeln verwalten

Bearbeiten öffnet Regel bearbeiten: Name, Beschreibung und KI Anweisung lassen sich anpassen. Eine Regel ist ein Objekt der Organisation; eine Änderung wirkt deshalb in jedem Workspace, der diese Regel verwendet.
Duplizieren öffnet Regel duplizieren mit allen Angaben und dem Namenszusatz «(Kopie)». Das ist praktisch, wenn Sie eine ähnliche Regel brauchen, ohne das Original zu verändern.
Das Papierkorb-Symbol (Regel löschen) entfernt die Regel nach einer Rückfrage aus dem Workspace. Die Regel selbst bleibt in der Organisation bestehen.
Über das Menü … neben Neue Regel erstellen holen Sie mit Bestehende Regel hinzufügen eine Regel, die es in der Organisation bereits gibt, in diesen Workspace – auch eine zuvor entfernte.
Mit den Auswahlfeldern markieren Sie mehrere Regeln; über der Tabelle erscheint dann Ausgewählte entfernen.

Regeln aus einer Vorlage

Stammt eine Regel aus einer Vorlage, steht deren Name in der Spalte Herkunft. Solche Regeln lassen sich nicht einzeln aus dem Workspace entfernen und nicht auswählen. Statt des Löschen-Knopfs erscheint Info mit dem Hinweis Entfernen nicht möglich: Die Regel ist über die Vorlage verknüpft und verschwindet erst, wenn Sie die Vorlage aus dem Workspace entfernen.

Regeln an Spalten hängen

Eine Regel allein bewirkt noch nichts. Angewendet wird sie, wenn sie an einer Spalte hinterlegt ist. Das geschieht an zwei Orten:

In einem Ausgabeschema: Unter Spalten öffnet das Regel-Symbol einer Zeile den Dialog Spalteninhalt definieren. Unter Regeln für diese Spalte wählen Sie die passenden Regeln. Wer das Schema später in einer Ausführung übernimmt, bekommt die Regeln automatisch mit. Mehr dazu unter Ausgabeschemata.
Direkt in einer Ausführung: Beim Einrichten einer Ausführung hängen Sie über Spalteninhalt definieren Regeln an einzelne Spalten «KI bearbeitet» oder an neue Spalten und füllen dort auch die Spalten-Platzhalter aus. Das beschreibt Spalteninhalt und Regeln.

Zur Auswahl stehen jeweils die Regeln des aktuellen Workspace, also eigene und solche aus Vorlagen.