Kunden und Kontakte
Unter Kunden erfassen Sie die Firmen, für die Sie Adresslisten aufbereiten, und deren Ansprechpersonen, die Kontakte. Gebraucht werden sie bei einer Freigabe: Dort wählen Sie den Kunden aus und schicken den Prüf-Link an einen oder mehrere seiner Kontakte. Diese sehen sich das bereinigte Ergebnis an, bevor gedruckt wird.
Ein Beispiel: Die Druckerei bereitet für die «Muster Druck AG» in Bern die Adressliste eines Herbstmailings auf. Als Kontakt ist Erika Muster hinterlegt; sie erhält den Link zur Freigabe und prüft die Änderungen.
Die Seite finden Sie im Menü unter Kunden. Kunden gehören der Organisation: Ein einmal erfasster Kunde steht in jedem Workspace zur Verfügung.
Die Kundenliste
Abschnitt betitelt „Die Kundenliste“| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Der Firmenname des Kunden. |
| Kontakte | Wie viele Kontakte beim Kunden hinterlegt sind – genau diese stehen bei einer Freigabe als Empfänger zur Auswahl. |
| Aktionen | Kontakte verwalten, Bearbeiten und Kunde löschen. |
Über Kunden suchen… durchsuchen Sie die Liste.
Einen Kunden erstellen
Abschnitt betitelt „Einen Kunden erstellen“- Mit Neuen Kunden erstellen öffnet sich rechts das Formular Neuen Kunden erstellen.
- Unter Firmenname, Strasse, PLZ, Ort und Telefon erfassen Sie die Firmendaten, etwa «Muster Druck AG», «Druckereiweg 1», «3000», «Bern», «+41 31 000 00 00».
- Im Bereich Kontakte legt Kontakt hinzufügen eine neue Zeile an. Pro Kontakt tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein; das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile wieder.
- Mit Erstellen wird der Kunde mit allen Kontakten gespeichert.
Die Firmendaten sind freiwillig. Pflicht ist pro Kontakt nur die E-Mail, und sie muss gültig sein – sonst erscheint Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein und Erstellen bleibt deaktiviert. Ein Kunde ohne Kontakte lässt sich speichern, bei einer Freigabe gibt es dann aber keine Empfänger zur Auswahl.
Kontakte verwalten
Abschnitt betitelt „Kontakte verwalten“Das Personen-Symbol Kontakte verwalten öffnet die Übersicht Kontakte mit dem Namen des Kunden. Sie zeigt alle Ansprechpersonen mit Vorname, Nachname und E-Mail.
- Kontakt hinzufügen öffnet den Dialog Neuen Kontakt erstellen mit denselben drei Feldern.
- Bearbeiten öffnet Kontakt bearbeiten, etwa wenn sich eine E-Mail-Adresse geändert hat.
- Kontakt löschen entfernt den Kontakt nach einer Rückfrage.
Mit Schliessen kehren Sie zur Kundenliste zurück. Kontakte lassen sich auch im Formular Kunde bearbeiten hinzufügen und entfernen; die Übersicht Kontakte ist der schnellere Weg, wenn nur eine Person dazukommt.
Bearbeiten und löschen
Abschnitt betitelt „Bearbeiten und löschen“- Bearbeiten öffnet Kunde bearbeiten mit Firmendaten und Kontakten.
- Kunde löschen entfernt den Kunden nach einer Rückfrage endgültig, zusammen mit seinen Kontakten. Anders als bei Regeln oder Vorlagen gibt es hier kein «aus dem Workspace entfernen» – ein gelöschter Kunde lässt sich nicht zurückholen.
Kunden bei der Freigabe
Abschnitt betitelt „Kunden bei der Freigabe“Beim Vorbereiten einer Freigabe wählen Sie unter Kunde einen der erfassten Kunden aus. Darunter erscheint Empfänger (Kontakte) mit seinen Kontakten im Format «Vorname Nachname – E-Mail»; dort markieren Sie, wer den Prüf-Link erhalten soll.
Fehlt der Kunde noch, müssen Sie die Freigabe nicht abbrechen: Mit Neuen Kunde erstellen bzw. – wenn noch gar kein Kunde existiert – Kunde erstellen legen Sie ihn direkt im Formular der Freigabe an.
Zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Kunden braucht es das Recht, Kunden zu verwalten. Ohne dieses Recht sehen Sie die Liste nur.