Spalten festlegen

Am Anfang der Phase KI-Ausführung legen Sie fest, was mit den Spalten Ihrer Excel-Datei geschieht und welche Spalten das Ergebnis enthält. Dafür gibt es vier Bereiche untereinander:

Ausgabeschema – zuerst entscheiden Sie, ob das Ergebnis einem gespeicherten Ausgabeschema folgt.
Spalten der Excel-Datei – pro Spalte die Behandlung: Bearbeitet die KI sie, bleibt sie unverändert, liest die KI sie nur mit oder wird sie weggelassen?
Neue Spalten (KI füllt) – Spalten, die es in der Excel-Datei noch nicht gibt, etwa eine Anrede.
Ergebnis-Spalten – eine Vorschau, welche Spalten das Ergebnis in welcher Reihenfolge enthält.

Sie erreichen die Konfiguration über das Zahnrad Phasen konfigurieren & starten einer ausstehenden Ausführung (siehe Auftrag hochladen).

Ausgabeschema

Ganz oben wählen Sie, ob ein Ausgabeschema die Ergebnis-Spalten vorgibt. Keine der beiden Möglichkeiten ist vorausgewählt: Solange Sie nicht entschieden haben, lässt sich die Phase nicht speichern.

Auswahl	Wirkung
Mit Ausgabeschema	Öffnet die Auswahl der Ausgabeschemata. Das gewählte Schema bringt seine Spalten samt Beschreibungen und Regeln als neue Spalten mit; sein Name steht danach im Bereich. Mit Anderes Ausgabeschema übernehmen fügen Sie ein weiteres hinzu.
Ohne Ausgabeschema	Sie bestimmen die Ergebnis-Spalten selbst – über die Behandlung der Excel-Spalten und Spalte hinzufügen.

Wechseln Sie nachträglich zu Ohne Ausgabeschema, gelten die Generellen Instruktionen des Schemas nicht mehr. Die bereits übernommenen Spalten bleiben stehen und lassen sich bearbeiten oder entfernen.

Ausgabeschema übernehmen

Ein Ausgabeschema beschreibt meist die ganze fertige Liste. Stehen bereits Excel-Spalten im Ergebnis, fragt PrintReady deshalb nach dem Übernehmen: Nur Spalten des Ausgabeschemas ausgeben?

Ja, nur Ausgabeschema setzt alle Excel-Spalten (ausser denen mit Weglassen) auf Nur als Kontext. Die KI liest sie weiterhin, im Ergebnis stehen aber nur die Spalten des Schemas.
Nein, Excel-Spalten behalten lässt die Behandlungen, wie sie sind; die Spalten des Schemas kommen dazu.

Spalten des Schemas, die schon gleichnamig im Ergebnis stehen, werden nicht doppelt angelegt. Enthält das Schema Regeln, die es im Workspace nicht gibt, meldet PrintReady «Regeln übersprungen». Die Generellen Instruktionen des Schemas gelten ebenfalls für die Ausführung.

Wurde das Schema angepasst, nachdem eine Ausführung es übernommen hat, fragt PrintReady beim Kopieren dieser Ausführung, ob die Anpassungen übernommen werden sollen (siehe Ausführung kopieren und vergleichen).

Spalten der Excel-Datei

Die Tabelle listet jede Spalte der Datei in ihrer ursprünglichen Reihenfolge. In der Beschreibung des Bereichs steht in Klammern, wie viele Zeilen und Spalten die Datei enthält; über der Tabelle zeigen Abzeichen, wie viele Spalten welche Behandlung haben.

Spalte der Tabelle	Bedeutung
Spalte	Der Spaltenname aus der ersten Zeile der Excel-Datei.
Beispiel	Ein Wert aus der Datei, damit Sie sehen, was in der Spalte steht.
Behandlung	Was mit der Spalte geschieht (siehe unten). Daneben zeigt ein Auge, ob die Spalte an die KI geht: grau Gesendet oder rot Nicht gesendet.
Inhalt & Regeln	Bei Spalten mit der Behandlung «KI bearbeitet» der Knopf Spalteninhalt definieren.

Die vier Behandlungen

Behandlung	Die KI liest die Spalte	Die KI darf sie ändern	Im Ergebnis
KI bearbeitet	ja	ja	ja
Unverändert	ja, als Kontext	nein	ja, genau wie in der Datei
Nur als Kontext	ja, als Kontext	nein	nein
Weglassen	nein	nein	nein

KI bearbeitet ist die Behandlung für alles, was bereinigt werden soll: Namen, Adressen, Telefonnummern.
Unverändert eignet sich für Spalten, die im Ergebnis stehen müssen, aber nicht angetastet werden dürfen, etwa eine Kunden- oder Mitgliedernummer.
Nur als Kontext gibt der KI zusätzliche Angaben, ohne dass die Spalte im Ergebnis erscheint. Aus einer Spalte «Name» kann die KI so etwa eine neue Spalte «Anrede» füllen.
Weglassen geht für Spalten, die weder die KI noch das Ergebnis brauchen, etwa interne Bemerkungen. Ihr Inhalt wird nicht an die KI gesendet. Damit das auffällt, ist die Zeile rot hinterlegt und mit Nicht gesendet (durchgestrichenes Auge) markiert; auch das Abzeichen «Weglassen» über der Tabelle ist rot.

Mit Alle: KI bearbeitet, Alle: Unverändert und Alle: Nur als Kontext setzen Sie die Behandlung für alle Spalten auf einmal und passen danach einzelne Spalten an.

Spalteninhalt definieren

Bei Spalten mit der Behandlung KI bearbeitet öffnet Spalteninhalt definieren einen Dialog, in dem Sie beschreiben, was in der Spalte stehen soll, und Regeln zuweisen. Sind Angaben hinterlegt, steht auf dem Knopf «Inhalt festgelegt» mit der Anzahl Regeln. Die Einzelheiten beschreibt Spalteninhalt und Regeln.

Neue Spalten (KI füllt)

Neue Spalten gibt es in der Excel-Datei noch nicht. Die KI füllt sie aus den übrigen Daten der Zeile – zum Beispiel die Anrede aus dem Vornamen oder eine Briefzeile aus Anrede und Nachname. Damit die KI weiss, was hineingehört, beschreiben Sie bei jeder neuen Spalte mit Spalteninhalt definieren den Inhalt.

Knopf	Wirkung
Spalte hinzufügen	Legt eine leere neue Spalte an; den Namen tragen Sie direkt ins Feld ein.
Zurücksetzen	Entfernt nach einer Rückfrage alle neuen Spalten.

Am Griff links ziehen Sie eine neue Spalte per Drag & Drop an eine andere Position; das Kreuz rechts entfernt sie. Jede neue Spalte braucht einen eindeutigen Namen, der nicht schon als Excel-Spalte im Ergebnis steht. Spalten eines Ausgabeschemas übernehmen Sie oben im Bereich Ausgabeschema.

Ergebnis-Spalten

Die Vorschau zeigt die Spalten des Ergebnisses nummeriert in ihrer Reihenfolge: zuerst die Excel-Spalten mit KI bearbeitet oder Unverändert in der Reihenfolge der Datei, danach die neuen Spalten. Ein Symbol zeigt jeweils, ob die KI die Spalte bearbeitet, ob sie unverändert bleibt oder ob es eine neue Spalte ist.

Rote Hinweise unter der Vorschau zeigen, was noch fehlt:

Mindestens eine Spalte muss «KI bearbeitet» sein oder eine neue Spalte muss hinzugefügt werden.
Jede neue Spalte braucht einen eindeutigen Namen.

Typischer Ablauf

Unter Ausgabeschema wählen, ob das Ergebnis einem Schema folgt – mit Mit Ausgabeschema etwa «Mailing Standard» laden, sonst Ohne Ausgabeschema.
In der Tabelle Spalten der Excel-Datei anhand der Beispiel-Werte für jede Spalte die Behandlung wählen – oft zuerst Alle: KI bearbeitet und danach einzelne Spalten anpassen.
Bei den wichtigsten Spalten mit KI bearbeitet über Spalteninhalt definieren Beschreibung und Regeln festlegen.
Fehlende Spalten mit Spalte hinzufügen ergänzen.
In den Ergebnis-Spalten prüfen, ob das Ergebnis die gewünschten Spalten enthält.
Mit Phase speichern unten in der Konfiguration sichern.

Schneller geht es mit der Automatischen Konfiguration: Die KI schlägt die Behandlungen, bei Bedarf neue Spalten, das Modell und die Instruktionen in einem Zug vor.

Bestehende Konfigurationen

Ausführungen, die noch mit der früheren freien Spaltenzuordnung eingerichtet wurden, übernimmt PrintReady automatisch in die neue Form:

Früher	Heute
Excel-Spalte einer Ziel-Spalte zugeordnet und für die KI sichtbar	KI bearbeitet, unter dem Namen der Excel-Spalte
Excel-Spalte zugeordnet, aber deaktiviert oder für die KI ausgeblendet	Unverändert
Excel-Spalte nicht zugeordnet, aber aktiv und für die KI sichtbar	Nur als Kontext
Excel-Spalte nicht zugeordnet und deaktiviert oder ausgeblendet	Weglassen
Weitere Ziel-Spalten aus derselben Excel-Spalte	Neue Spalten mit der Beschreibung «Inhalt aus «…»»
Ziel-Spalten ohne Excel-Spalte	Neue Spalten

Umbenennungen aus der früheren Zuordnung nehmen Sie jetzt beim Export vor. Prüfen Sie eine übernommene Konfiguration vor dem nächsten Start kurz in den Ergebnis-Spalten.