Ausgabeschemata

Ein Ausgabeschema beschreibt, wie die fertige Liste aussehen soll: welche Spalten am Ende in der Datei stehen, wie sie heissen, was in jeder Spalte stehen soll und welche Regeln dafür gelten. Statt diese Struktur bei jeder Ausführung neu aufzubauen, legen Sie sie einmal an und übernehmen sie beim Einrichten einer Ausführung mit einem Klick. Die KI füllt die Spalten des Schemas anhand ihrer Beschreibungen aus den Daten der Excel-Datei – gleichgültig, wie die Spalten der Datei heissen.

Ein Beispiel ist das Schema «Mailing Standard» für druckfertige Adressen auf Briefen und Etiketten:

Spalte	Beschreibung des Inhalts	Regeln
Anrede	Herr, Frau oder Familie	Anrede aus Vorname ableiten
Vorname	Vorname ohne Titel	Namen korrekt schreiben, Umlaute reparieren
Nachname	Nachname ohne Titel	Namen korrekt schreiben, Umlaute reparieren
Strasse	Strasse und Hausnummer	Postfach von Strasse trennen
Postfach	z. B. «Postfach 45»	Postfach von Strasse trennen
PLZ	Vierstellige Schweizer PLZ	PLZ und Ort prüfen
Ort	Ortsname	PLZ und Ort prüfen, Umlaute reparieren
Telefon	Format +41 XX XXX XX XX	Telefonnummern formatieren

Die Schemata eines Workspace finden Sie im Menü unter Ausgabeschemata.

Die Liste der Ausgabeschemata

Spalte	Bedeutung
Name / Beschreibung	Bezeichnung und Zweck des Schemas.
Spalten	Wie viele Spalten das Schema beschreibt.
Export Schema	Ja mit Dateiformat (z. B. «Ja (XLSX)»), wenn das Schema auch beim Export angeboten wird, sonst Nein.
Aktionen	Ausgabeschema entfernen und Bearbeiten.

Ein Ausgabeschema erstellen

Mit Neues Ausgabeschema erstellen öffnet sich der gleichnamige Dialog.
Name (mindestens 3 Zeichen, eindeutig) und Beschreibung sind Pflichtfelder.
Unter Spalten legt Spalte hinzufügen eine neue Zeile an. Pro Zeile tragen Sie unter Spalte den Spaltennamen in der fertigen Datei ein.
Über das Regel-Symbol einer Zeile («Spalteninhalt definieren») legen Sie Inhalt und Regeln dieser Spalte fest (siehe unten).
Am Griff links ändern Sie per Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten; das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile.
Mit Erstellen wird das Schema gespeichert und dem aktuellen Workspace hinzugefügt.

Inhalt und Regeln pro Spalte

Das Regel-Symbol trägt eine Zahl: wie viele Regeln an der Spalte hängen. Ein Klick öffnet Spalteninhalt definieren mit zwei Feldern. Weil die KI die Spalten des Schemas aus den Excel-Daten füllt, ist vor allem die Beschreibung wichtig: Sie sagt der KI, was in die Spalte gehört und woraus sie es ableiten kann.

Beschreibung des Inhalts – was die Spalte enthalten soll, etwa «Telefonnummer im Format +41 XX XXX XX XX». Die Beschreibung wird der KI übergeben, damit der Inhalt dem gewünschten Format entspricht.
Regeln für diese Spalte – die Regeln, die bei der Ausführung automatisch auf diese Spalte angewendet werden. Zur Auswahl stehen die Regeln des Workspace, eigene wie solche aus Vorlagen.

Mit Übernehmen kehren Sie zum Schema zurück. Enthält eine Regel Spalten-Platzhalter, werden diese erst in der Ausführung ausgefüllt, nicht im Schema.

Als Export Schema speichern

Der Schalter Als Export Schema speichern macht das Schema zusätzlich beim Herunterladen eines Auftrags verfügbar. Ist er aktiv, wählen Sie daneben das Dateiformat: XLSX (Excel), CSV oder XML.

Bei aktivem Schalter erscheint in jeder Zeile zusätzlich das Feld Ergebnis-Spalte beim Export (optional). Es bestimmt, welche Spalte des Ergebnisses beim Export unter dem Namen der Zeile ausgegeben wird – so wird etwa die Ergebnis-Spalte «Telefon» im Export zu «Tel. privat». Bleibt das Feld leer, verwendet der Export die gleichnamige Spalte des Ergebnisses. Ohne Export Schema wird das Feld nicht gespeichert.

Im Download-Menü eines Auftrags erscheint das Schema dann unter Export Schemas. Ein Klick öffnet den Dialog Exportieren, vorbelegt mit den Spalten und dem Format des Schemas. Dort lassen sich Spalten umbenennen, neu anordnen oder ergänzen; Speichern unter… legt aus der aktuellen Auswahl ein neues Export Schema an. Wie der Export im Einzelnen abläuft, beschreibt Export.

Generelle Instruktionen

Im Bereich Generelle Instruktionen halten Sie Vorgaben fest, die für das ganze Schema gelten, zum Beispiel: «Schweizer Schreibweise ohne ß. Leere Werte bleiben leer – nichts erfinden.»

Mit Textblock importieren übernehmen Sie bestehende Textblöcke.
Unter Zusätzlicher Freitext schreiben Sie eigene Instruktionen; Als Textblock speichern macht daraus einen wiederverwendbaren Textblock.

Diese Instruktionen werden Teil der KI-Anweisungen, sobald das Schema in einer Ausführung übernommen wird. Sie erscheinen dort nicht als eigenes Feld, sondern reisen mit dem Schema mit. Übernimmt man nacheinander mehrere Schemata, gelten die Instruktionen des zuletzt übernommenen. Platzhalter für Spalten können hier nicht ausgefüllt werden.

Wo das Schema verwendet wird

Beim Einrichten einer Ausführung: Ganz oben in der Phase KI-Ausführung wählen Sie Mit Ausgabeschema oder Ohne Ausgabeschema. Mit Ausgabeschema fügt die Spalten des Schemas samt Beschreibungen und Regeln als neue Spalten hinzu. Auf Wunsch setzt PrintReady dabei die Excel-Spalten auf Nur als Kontext, sodass das Ergebnis nur die Spalten des Schemas enthält (siehe Spalten festlegen).
Bei der automatischen Konfiguration: Unter Ausgabeschema (optional) wählen Sie ein Schema; seine Spalten bestimmen dann das Ergebnis. Die automatische Konfiguration funktioniert auch ohne Schema.
Beim Export: als Export Schema im Download-Menü und über Export Schema importieren im Dialog Exportieren.

Bearbeiten und entfernen

Bearbeiten ändert das Schema selbst – also überall dort, wo es verwendet wird. Bereits eingerichtete Ausführungen haben ihre Spalten beim Übernehmen kopiert und ändern sich nicht mit. Kopieren Sie aber eine solche Ausführung, fragt PrintReady, ob die Anpassungen am Schema übernommen werden sollen (siehe Ausführung kopieren und vergleichen). Ausgabeschema entfernen löst das Schema nur aus diesem Workspace. Über das Menü … neben Neues Ausgabeschema erstellen holen Sie es mit Bestehendes Ausgabeschema hinzufügen jederzeit zurück, auch in einen anderen Workspace.