Freigabe vorbereiten

Bevor eine Adressliste in den Druck geht, möchte der Auftraggeber das Ergebnis oft selbst sehen. Dafür gibt es die Freigabe: Sie erzeugt einen eigenen Link auf das Ergebnis eines Auftrags. Der Kunde öffnet ihn ohne Konto in PrintReady, sieht jede Änderung mit dem Originalwert und nimmt das Ergebnis an oder lehnt es ab. Passwort und Ablaufdatum schützen die Daten zusätzlich.

Pro Auftrag gibt es eine Freigabe. Sie umfasst alle abgeschlossenen Ausführungen dieses Auftrags; der Kunde entscheidet je Ausführung. Ausführungen, die noch laufen oder fehlgeschlagen sind, sieht er nicht.

Wo Sie eine Freigabe erstellen

Aus dem Auftrag: In der Auftragsliste führt das Symbol Auftrag freigeben zur Seite Ausführungen mit den Änderungen. Oben rechts öffnet Auftrag freigeben den Seitenbereich Freigabe erstellen. Besteht für den Auftrag schon eine Freigabe, heisst der Knopf Freigabe bearbeiten.
Über die Freigaben-Seite: In der Seitenleiste unter Auftrag › Freigaben öffnet Neue Freigabe erstellen denselben Seitenbereich mit einem zusätzlichen Feld Auftrag, in dem Sie den Auftrag auswählen. Die Liste lässt sich nach dem Dateinamen durchsuchen und lädt beim Scrollen nach.

Der Knopf auf der Seite Ausführungen sowie die meisten Aktionen in der Freigaben-Liste erscheinen nur mit der Berechtigung, Freigaben zu verwalten.

Die Freigabe ausfüllen

Kunde: Hier wählen Sie den Kunden, für den die Freigabe gilt. Gibt es noch keinen, legen Sie ihn mit Kunde erstellen beziehungsweise Neuen Kunde erstellen direkt hier an.
Empfänger (Kontakte): Die Kontakte des Kunden, die den Link per E-Mail erhalten sollen. Das Feld erscheint nur, wenn beim Kunden Kontakte hinterlegt sind.
E-Mail für Benachrichtigung: Weitere Adressen, etwa Ihre eigene oder eine Sammeladresse. Sie können eine gespeicherte Adresse wählen oder eine neue eintippen.
Passwort (optional) und Passwort wiederholen: Schützt den Link zusätzlich. Ohne das Passwort sieht niemand das Ergebnis, auch nicht, wer den Link weitergeleitet bekommt.
Ablaufdatum (optional): Nach diesem Datum funktioniert der Link nicht mehr. Bleibt das Feld leer, läuft die Freigabe nicht von selbst ab.
Erstellen speichert die Freigabe.

Hat Ihr Betrieb in den Einstellungen Passwort bei Freigabe erzwingen aktiviert, ist das Passwort Pflicht und muss mindestens 12 Zeichen mit Gross- und Kleinbuchstaben, einer Zahl und einem Sonderzeichen haben.

Senden oder nur speichern

Direkt nach dem Speichern fragt PrintReady Freigabe senden? («Möchten Sie die Freigabe jetzt per E-Mail versenden?»).

Antwort	Was passiert
Ja, jetzt senden	Eine echte E-Mail mit dem Link geht an alle gewählten Empfänger (Kontakte) und an alle Adressen unter E-Mail für Benachrichtigung. Der Status wechselt auf Versendet.
Nein	Die Freigabe wird nur gespeichert, es geht keine E-Mail hinaus. Den Link können Sie später versenden oder kopieren.

Die Seite Freigaben

Unter Auftrag › Freigaben stehen alle Freigaben des Workspaces mit Dateiname, Status, Erstellt am, Passwort (ein Schloss bei geschützten Links), Gültig bis und Aktionen. Die Suche filtert nach Dateinamen.

Status	Bedeutung
Entwurf	Gespeichert, aber noch nicht per E-Mail versendet.
Versendet	Die Einladung wurde per E-Mail verschickt.
Geöffnet	Der Kunde hat den versendeten Link geöffnet.
Freigegeben	Der Kunde hat zuletzt angenommen.
Abgelehnt	Der Kunde hat zuletzt abgelehnt.

Pro Zeile stehen diese Aktionen zur Verfügung:

Kommentare anzeigen: alle Rückmeldungen des Kunden mit Datum, Ausführungsnummer, Entscheidung und Kommentar.
Einladung versenden: schickt die Einladung (erneut) per E-Mail, ohne Rückfrage.
Link kopieren: legt den Link in die Zwischenablage, damit Sie ihn selbst weitergeben können.
Auftrag öffnen: führt zu den Ausführungen des Auftrags.
Freigabe bearbeiten: ändert Kunde, Empfänger, Passwort und Ablaufdatum. Ein gesetztes Passwort lässt sich über Passwort ändern ersetzen oder mit Passwort entfernen löschen (nicht, wenn Passwörter erzwungen sind). Nach dem Speichern erscheint wieder die Frage Freigabe senden?.