Vorlagen

Eine Vorlage ist ein benanntes Paket von Regeln. Statt in jedem neuen Workspace dieselben sechs Regeln einzeln hinzuzufügen, fügen Sie eine Vorlage hinzu – und alle ihre Regeln stehen dort sofort zur Verfügung. Gepflegt werden die Regeln zentral: Ändern Sie die Vorlage, gilt die Änderung in jedem Workspace, der sie verwendet.

Ein typisches Beispiel ist die Vorlage «Adress-Bereinigung CH» mit allen Regeln, die eine Schweizer Adressliste druckfertig machen:

Regel	Zweck
Namen korrekt schreiben	Gross-/Kleinschreibung, Titel abtrennen, «Nachname, Vorname» auflösen
Anrede aus Vorname ableiten	Herr / Frau / Familie bestimmen
Telefonnummern formatieren	Einheitliches Schweizer Format
Postfach von Strasse trennen	Strasse und Postfach in eigene Spalten
Umlaute reparieren	Fehlerhafte Zeichenkodierung korrigieren
PLZ und Ort prüfen	Schweizer Postleitzahl muss zum Ort passen

Die Vorlagen eines Workspace finden Sie im Menü unter Vorlagen.

Die Vorlagenliste

Spalte	Bedeutung
Name	Name der Vorlage.
Beschreibung	Wofür die Vorlage gedacht ist.
Anzahl Regeln	Wie viele Regeln die Vorlage mitbringt.
Aktionen	Vorlage entfernen und Bearbeiten.

Eine Vorlage erstellen

Mit Neue Vorlage erstellen öffnet sich der Dialog Neue Vorlage erstellen.
Unter Name und Beschreibung halten Sie fest, wofür das Paket gedacht ist, etwa «Telefon & Umlaute» mit der Beschreibung «Telefonnummern vereinheitlichen und Umlaute reparieren». Der Name muss mindestens 3 Zeichen lang und eindeutig sein.
Unter Regeln markieren Sie in der Tabelle die Regeln, die zur Vorlage gehören sollen. Mindestens eine Regel ist nötig.
Mit Erstellen wird die Vorlage gespeichert und gleich dem aktuellen Workspace hinzugefügt.

Was beim Hinzufügen geschieht

Sobald eine Vorlage in einem Workspace ist, erscheinen ihre Regeln auf der Seite Regeln – in der Spalte Herkunft steht dann der Name der Vorlage. Diese Regeln verhalten sich wie eigene Regeln: Sie lassen sich an Spalten hängen, in Ausgabeschemata verwenden und in einer Ausführung einsetzen.

Einen Unterschied gibt es: Regeln aus einer Vorlage lassen sich auf der Seite Regeln nicht einzeln entfernen. Dort erscheint statt des Löschen-Knopfs Info mit dem Hinweis Entfernen nicht möglich. Wer eine solche Regel loswerden will, entfernt die Vorlage aus dem Workspace oder nimmt die Regel aus der Vorlage heraus.

Eine bestehende Vorlage übernehmen

Vorlagen gehören der Organisation, nicht einem einzelnen Workspace. Über das Menü … neben Neue Vorlage erstellen öffnet Bestehende Vorlage hinzufügen den Dialog Vorlagen verwalten mit allen Vorlagen der Organisation:

Hinzufügen (Plus-Symbol) nimmt eine Vorlage in den aktuellen Workspace auf.
Entfernen (Minus-Symbol) löst eine Vorlage, die bereits im Workspace ist, wieder heraus.
Bearbeiten öffnet die Vorlage zum Ändern.

So bauen Sie einmal eine Vorlage wie «Adress-Bereinigung CH» und übernehmen sie in jeden neuen Workspace, zum Beispiel für jeden Kunden, dessen Adresslisten Sie regelmässig aufbereiten.

Bearbeiten und entfernen

Bearbeiten öffnet Vorlage bearbeiten. Name, Beschreibung und die Auswahl der Regeln lassen sich ändern. Die Änderung gilt für die Vorlage selbst und damit in allen Workspaces, die sie verwenden.
Vorlage entfernen löst die Vorlage nach einer Rückfrage aus diesem Workspace. Ihre Regeln stehen hier dann nicht mehr zur Verfügung – es sei denn, sie wurden dem Workspace zusätzlich direkt hinzugefügt. Die Vorlage selbst bleibt bestehen und lässt sich über Bestehende Vorlage hinzufügen jederzeit zurückholen.

Vorlage oder einzelne Regeln?

Situation	Empfehlung
Dieselben Regeln in mehreren Workspaces	Vorlage – einmal pflegen, überall gleich
Eine Sonderregel für einen einzigen Kunden	Eigene Regel direkt im Workspace
Eine Vorlagen-Regel soll für einen Kunden abweichen	Regel unter Regeln duplizieren und die Kopie anpassen