Workspace erstellen und Übersicht lesen

Ein Workspace bündelt alles, was zu einem Kunden oder Projekt gehört: Aufträge, Freigaben, Regeln, Textblöcke, Tags, Vorlagen, Ausgabeschemata und Kunden. Jeder Workspace hat seine eigene Konfiguration; was Sie in einem Workspace ändern, wirkt sich nicht auf die anderen aus. Die eigentliche Arbeit in PrintReady findet immer innerhalb eines Workspaces statt.

Ein sinnvoller Schnitt ist meist ein Workspace pro Auftraggeber: Dessen Mailings haben ähnliche Daten und brauchen dieselben Regeln. Für einen Kunden mit ganz anderen Daten lohnt sich ein eigener Workspace.

Die Organisations-Übersicht

Nach dem Öffnen einer Organisation zeigt PrintReady die Übersicht mit dem Hinweis «Wählen Sie einen Workspace aus oder erstellen Sie einen neuen». Jeder Workspace erscheint als Karte mit Name und Beschreibung (ohne Beschreibung steht «Workspace öffnen»). Ein Klick auf eine Karte öffnet den Workspace. Gibt es noch keinen, steht dort «Keine Workspaces vorhanden».

Einen Workspace anlegen

Mit Workspace erstellen öffnet sich der Assistent Neuen Workspace erstellen in drei Schritten. Mit Weiter und Zurück wechseln Sie zwischen den Schritten.

Name & Beschreibung: Der Name ist Pflicht, muss mindestens drei Zeichen lang sein und darf in der Organisation noch nicht vergeben sein (sonst erscheint «Dieser Name ist bereits vergeben.»). Die Beschreibung ist optional und erscheint später auf der Karte.
Regeln auswählen: Eine Tabelle listet die vorhandenen Regeln mit Name und Beschreibung. Das Plus fügt eine Regel hinzu, das Minus entfernt sie wieder. Über der Tabelle steht, wie viele ausgewählt sind. Dieser Schritt ist optional.
Vorlagen auswählen: Genauso wählen Sie Vorlagen aus; die Spalte Anzahl Regeln zeigt, wie viele Regeln eine Vorlage mitbringt. Auch dieser Schritt ist optional.
Workspace erstellen legt den Workspace an. PrintReady bestätigt das und öffnet den neuen Workspace direkt.

Den Assistenten erreichen Sie auch über den Workspace-Wechsler in der Seitenleiste mit Neuer Workspace… (siehe Navigation). Workspace erstellen ist nur sichtbar, wenn Sie Workspaces verwalten dürfen.

Die Workspace-Übersicht

Die Startseite eines Workspaces ist ein Lagebericht: Sie zeigt, wie viel hier verarbeitet wurde und wie zuverlässig das lief. Oben stehen fünf Kennzahlen:

Kennzahl	Bedeutung
Gesamte Jobs	Anzahl Aufträge in diesem Workspace.
Dateigrösse	Gesamtgrösse der hochgeladenen Dateien.
Erfolgsrate	Anteil der Ausführungen, die erfolgreich abgeschlossen wurden.
Verarbeitete Zeilen	Wie viele Excel-Zeilen insgesamt verarbeitet wurden.
Verbrauchte Tokens	Was die KI-Verarbeitung verbraucht hat. In der Gratis-Version steht daneben die Grenze von 5’000 Tokens.

Darunter folgen drei Diagramme:

Ausführungsstatus: wie viele Ausführungen erfolgreich, fehlgeschlagen, laufend oder ausstehend sind.
Ausführungsverlauf (30 Tage): erfolgreiche und fehlgeschlagene Ausführungen pro Tag.
Token-Verbrauch (30 Tage): Input- und Output-Tokens pro Tag.

Solange in einem neuen Workspace noch nichts verarbeitet wurde, steht hier «Keine Statistiken verfügbar». Sobald Sie unter Aufträge den ersten Auftrag verarbeiten, füllt sich die Seite von selbst.

Workspace bearbeiten

Workspace bearbeiten oben rechts öffnet einen Seitenbereich mit allen Angaben auf einmal:

Grundinformationen: Name, Beschreibung (Optional) und der Schalter Aktiv.
Regeln und Templates: dieselben Tabellen wie im Assistenten, um Zuordnungen hinzuzufügen oder zu entfernen.

Speichern übernimmt die Änderungen, Abbrechen verwirft sie. Auch dieser Knopf erscheint nur, wenn Sie Workspaces verwalten dürfen.