Arbeitsablauf im Überblick

PrintReady bereinigt Adress- und Kundenlisten aus Excel mit KI, damit sie ohne Nacharbeit gedruckt oder für ein Mailing verwendet werden können. Typische Fälle sind Namen in Grossbuchstaben, Titel im Namensfeld, Postfächer in der Adresszeile, falsche Postleitzahlen, kaputte Umlaute oder doppelte Einträge. Jede Änderung der KI bleibt sichtbar, der Originalwert steht immer daneben.

Diese Seite zeigt den ganzen Ablauf in der Reihenfolge, in der Sie ihn im Alltag durchgehen. Jeder Schritt hat eine eigene Seite mit den Details.

Die wichtigsten Begriffe

Begriff	Bedeutung
Auftrag	Eine hochgeladene Excel-Datei. Sie erscheint auf der Seite Aufträge.
Ausführung	Ein Verarbeitungslauf eines Auftrags. Pro Auftrag sind beliebig viele Ausführungen möglich; jede bleibt erhalten.
Phase	Ein Arbeitsschritt innerhalb einer Ausführung, zum Beispiel KI-Ausführung oder Duplikat-Prüfung.
Ausgabeschema	Die Zielstruktur der fertigen Liste: welche Spalten, mit welchem Inhalt und welchen Regeln.
Regel	Eine wiederverwendbare Anweisung an die KI, wie sie den Inhalt einer Spalte bereinigt.
Vorlage	Ein Paket aus mehreren Regeln, das sich in einem Workspace mit einem Klick übernehmen lässt.
Freigabe	Ein geschützter Link, über den Ihr Kunde das Ergebnis vor dem Druck prüft und annimmt oder ablehnt.

Der Ablauf

Auftrag hochladen. Auf der Seite Aufträge ziehen Sie die Excel-Datei in das Feld «Excel-Datei hierhin ziehen oder klicken zum Auswählen». PrintReady wandelt sie im Hintergrund um. Siehe Auftrag hochladen.
Ausführung anlegen. Über Ausführungen anzeigen öffnet sich der Bereich Ausführungen. Mit Neue Ausführung erstellen wählen Sie die Phasen, meist KI-Ausführung und Duplikat-Prüfung.
Konfigurieren. Das Zahnrad Phasen konfigurieren & starten öffnet die Konfiguration. Dort legen Sie für jede Spalte der Excel-Datei fest, ob die KI sie bearbeitet, ob sie unverändert bleibt oder nur als Kontext dient, und ergänzen bei Bedarf neue Spalten (Spalten festlegen). Pro Spalte legen Sie Beschreibung und Regeln fest (Spalteninhalt und Regeln) und wählen das KI-Modell (KI-Modell und Kosten). Mit Automatische Konfiguration schlägt die KI das alles in einem Zug vor (Automatische Konfiguration). Jede Phase wird mit Phase speichern gesichert.
Testen und starten. Ausführung testen verarbeitet nur die ersten Zeilen, Ausführung starten die ganze Datei. Der Fortschritt erscheint in der Liste und im Banner oben. Siehe Ausführung starten.
Änderungen prüfen. Auf der Ergebnisseite sind geänderte Zellen orange hinterlegt; beim Darüberfahren sehen Sie Originalwert und Neuer Wert. Siehe Änderungen prüfen.
Dubletten auflösen. Hat die Duplikat-Prüfung ähnliche Einträge gefunden, entscheiden Sie unter Duplikate auflösen, welcher Eintrag bleibt. Siehe Dubletten.
Exportieren. Die bereinigte Liste laden Sie als XLSX, CSV oder XML herunter, auf Wunsch mit eigenem Export Schema oder als Kontrollblatt zum Gegenlesen. Siehe Export.
Freigeben. Mit Auftrag freigeben erstellen Sie eine Freigabe für Ihren Kunden. Siehe Freigabe vorbereiten.

Möchten Sie eine Einstellung ausprobieren, ohne von vorne zu beginnen, kopieren Sie eine bestehende Ausführung und vergleichen danach die Ergebnisse. Siehe Ausführung kopieren und vergleichen.

Was vorher bereitstehen sollte

Die Konfiguration einer Ausführung greift auf Bausteine des Workspace zurück. Je besser diese gepflegt sind, desto schneller ist eine neue Liste eingerichtet:

Regeln und Vorlagen beschreiben, wie die KI bereinigt.
Ausgabeschemata legen die Zielstruktur fest. Ohne Ausgabeschema ist die Automatische Konfiguration nicht verfügbar.
Textblöcke enthalten wiederkehrende Anweisungen für die ganze Ausführung.
Kunden sind die Empfänger einer Freigabe.

Welche Knöpfe Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab: Hochladen und Löschen, Ausführungen starten und Freigaben erstellen sind getrennt berechtigt.