Ergebnis exportieren

Am Ende steht die druckfertige Liste – in dem Format, das Ihre Druckerei, Ihr Lettershop oder Ihr Kunde braucht. PrintReady bietet dafür einen schnellen Download, einen anpassbaren Export mit eigenen Spaltennamen und Reihenfolge – hier, nicht in der Ausführung, benennen Sie Spalten für Ihren Kunden um –, gespeicherte Export Schemas für wiederkehrende Formate und das Kontrollblatt als Stichprobe zum Gegenlesen.

Schneller Download

Im Bereich Ausführungen (über Ausführungen anzeigen auf der Seite Aufträge) hat jede abgeschlossene Ausführung ein Download-Symbol. Es öffnet ein Menü:

Eintrag	Wirkung
Format wählen: XLSX (Excel), CSV, XML	Lädt das Ergebnis der Ausführung direkt im gewählten Format herunter.
Export Schemas	Listet gespeicherte Export Schemas; ein Klick öffnet den Export mit diesem Schema.
Neuer Export…	Öffnet den Dialog Exportieren zum Anpassen von Format und Spalten.
Als ZIP herunterladen…	Bündelt mehrere Formate und Schemas in einer .zip-Datei.

Der Download ist bei Ausführungen mit dem Status Abgeschlossen und Mit Fehlern abgeschlossen verfügbar. Zeilen, die Sie beim Auflösen der Dubletten deaktiviert haben, fehlen im Export.

Hinweis

Auch auf der Seite Aufträge gibt es pro Auftrag ein Download-Symbol. Dieses Menü (Originaldatei exportieren, Export Schemas, Neuer Export…) arbeitet mit der hochgeladenen Originaldatei – nicht mit dem bereinigten Ergebnis. Für das Ergebnis verwenden Sie den Download im Bereich Ausführungen.

Eigener Export

Der Dialog Exportieren zeigt im Titel den Dateinamen und, falls ein Schema gewählt ist, das Abzeichen Export Schema: ….

1. Unter Format wählen Sie XLSX (Excel), CSV oder XML.
2. Im Bereich Spalten legen Sie fest, welche Spalten exportiert werden. Jede Karte trägt den Spaltennamen der Exportdatei, den Sie direkt umbenennen, und die Quell-Spalte – die Spalte des Ergebnisses, deren Inhalt unter diesem Namen exportiert wird. Ein Zähler zeigt, wie viele Spalten bereits eine Quell-Spalte haben.
3. Am Griff links ziehen Sie Spalten per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Das Kreuz entfernt eine Spalte.
4. Spalte hinzufügen ergänzt eine weitere Spalte. Ohne Quell-Spalte («Leere Spalte») bleibt sie in der Datei leer – nützlich, wenn ein Zielsystem eine feste Spaltenfolge erwartet.
5. Export Schema importieren übernimmt die Spaltenstruktur eines gespeicherten Schemas. Spalten, deren Name einer Spalte des Ergebnisses entspricht, erhalten diese automatisch als Quell-Spalte.
6. Spalten mit KI zuordnen ordnet Spalten mit abweichenden Namen passende Quell-Spalten zu, etwa «Tel. privat» der Spalte «Telefon». Die KI erhält dafür nur die Spaltennamen, keine Daten. Prüfen Sie die Zuordnung danach.
7. Export starten erzeugt die Datei und lädt sie herunter.

Jede Spalte braucht einen Namen; sonst bleibt Export starten gesperrt («Es muss mindestens eine Spalte mit Namen vorhanden sein.»).

Export Schema speichern

Brauchen Sie dasselbe Format immer wieder, etwa für Etiketten oder den Datenimport einer Druckmaschine, speichern Sie die Einstellungen als Export Schema:

1. Stellen Sie im Dialog Exportieren Format und Spalten ein.
2. Speichern unter… öffnet Als Export Schema speichern. Tragen Sie einen Namen ein, zum Beispiel «Etiketten».
3. Das Schema erscheint danach im Download-Menü unter Export Schemas und steht für alle Aufträge des Workspace zur Verfügung.

Export Schemas sind Ausgabeschemata mit festgelegtem Dateityp. Sie lassen sich auch auf der Seite Ausgabeschemata anlegen und bearbeiten (siehe Ausgabeschemata).

Als ZIP herunterladen

Der Dialog Als ZIP herunterladen bündelt mehrere Exporte in einer Datei. Unter Formate wählen Sie XLSX, CSV und XML, unter Gespeicherte Schemas beliebige Export Schemas. Als ZIP herunterladen startet den Download.

Kontrollblatt

Das Kontrollblatt ist eine Stichprobe der bereinigten Liste als Excel-Datei. Damit lässt sich das Ergebnis vor dem Druck gegenlesen, ohne jede Zeile anzuschauen. Sie erzeugen es im Bereich Ausführungen über das Menü «…» → Kontrollblatt generieren; es öffnet sich der Dialog Kontrollblatt herunterladen.

Auswahlmodus	Was ins Kontrollblatt kommt
Jeder n-te Eintrag	Jede n-te Zeile. Das Intervall wählen Sie zwischen 500 und 10000 (Standard 1000) oder mit Eigene Eingabe… frei, etwa 5 bei kurzen Listen.
Zufallsstichprobe	Zufällig gewählte Zeilen. Ø Zeilen pro 1000 legt die durchschnittliche Dichte fest, Temperatur macht die Stichprobe dichter (höher) oder spärlicher (tiefer). Jeder Download erzeugt eine neue Stichprobe.
Nur erste & letzte Zeile	Nur die erste und die letzte Zeile des Datensatzes.

Bei den ersten beiden Modi nimmt Erste & letzte Zeile einschliessen zusätzlich die erste und die letzte Zeile auf. Herunterladen erzeugt die Datei.

Tipp

Bei einer kurzen Liste mit wenigen hundert Zeilen liefert das Standard-Intervall von 1000 kaum Zeilen. Wählen Sie dann Eigene Eingabe… mit einem kleinen Wert oder die Zufallsstichprobe.

Weiterlesen

• Dubletten erkennen und auflösen
• Freigabe vorbereiten
• Ausgabeschemata